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KOBRA - Dokumentenserver der Universität Kassel >

Hinweise für Autoren


Inhaltsverzeichnis

1. Allgemeines
1.1. formale und rechtliche Voraussetzungen
1.2. Dokumentenerstellung
1.3. Dokumentenabgabe
1.4. Beratung / Betreuung

1. Allgemeines

Für eine erfolgreiche Publikation müssen einige Vorraussetzungen erfüllt sein, die in drei Themenkomplexen erläutert werden:

  • formale und rechtliche Voraussetzungen

  • Dokumentenerstellung

  • Dokumentenabgabe

Der erste Themenkomplex beschreibt welche Dokumente in KOBRA Aufnahme finden und was dabei für organisatorische Rahmenbedingungen erfüllt sein müssen.

Der zweite Themenkomplex ist eher technischer Natur und beschreibt die verschiedenen Dokumentenarten, die für die Aufnahme in Frage kommen. Sie finden dort auch Tips & Tricks für die Erstellung.

Nach der theoretischen Einführung wird im dritten Themenkomplex ein praktisches Beispiel gezeigt, wie eine Dokumentenabgabe erfolgen kann. Alternativ weisen wir hier noch auf unser FAQ hin, das wichtige Fragen strukturiert auflistet.

1.1. formale und rechtliche Voraussetzungen

KOBRA ist das Instutional Repository der Universität Kassel. Dementsprechend gelten folgende Grundlagen:

Zentrierung um Institutionen
Dokumente sollen in erster Linie nach Fachbereichen, Instituten etc. geordnet sein, erst in zweiter Linie thematisch. Dokumente müssen in einem Zusammenhang mit der Universität Kassel oder einer pan-universitären Einheit (mit Beteiligung der Universität Kassel) stehen.
wissenschaftlicher Inhalt
Dokumente sollen eine wissenschaftliche Arbeit oder ein Teil davon sein, d.h. es geht um Qualifiaktionsarbeiten, Forschungsberichte, Preprints, Postprints etc., kurz um alle im wissenschaftlichen Kontext einer Universität erstellten Arbeiten.
kontinuierliches Wachstum / Bestandserhaltung
Dokumente sollen kontinuierlich nach einem festen Regelwerk (Policy) aufgenommen werden. Die Dokumente sollen langfristig nutzbar sein.
freier Zugriff
Die Universität Kassel unterstützt die Berliner Erklärung und den Beschluss der HRK für den freien Zugang zu den Dokumenten (Open Access).

1.1.1. Qualifikationsarbeiten

1.1.1.1. Erster wissenschaftlicher Abschluss

Dieser Bereich umfasst Master-, Bachelor-, Diplom- und Magisterarbeiten oder, vergleichbare Abschlüsse. Für die Annahme der Arbeit müssen folgende Vorraussetzungen erfüllt sein:

  • Einverständnis des Urhebers (Student)

  • Einverständnis des Betreuers / Fachbereiches

1.1.1.2. Dissertationen

Dissertationen unterliegen einer Veröffentlichungspflicht. Die Universitätsbibliothek Kassel nimmt gemäss der Promotionsordnung (§11) das Pflichtexemplarrecht wahr. Für die elektronische Veröffentlichung von Dissertationen, deren Erstverwertungsrecht beim Verlag liegt, gelten gesonderte Regelungen; i.A. ist eine Veröffentlichung in KOBRA nicht mehr möglich. Wir weisen darauf hin, dass es sich bei KOBRA um ein Volltextarchiv handelt und wir keine "Dummy-Exemplare", also Titelblätter etc. einstellen. Es gibt jedoch einige Verlage, die eine elektronische Veröffentlichung parallel zur Druckversion erlauben:

  • Peter-Lang-Verlag, Frankfurt/M.

  • Verlag Dr. Kovac, Hamburg

  • Shaker-Verlag, Aachen

  • Books-on-Demand (BoD), Norderstedt

  • Tectum-Verlag, Marburg

  • American Physical Society

Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit; im Zweifelsfall fragen Sie einfach nach und lassen sich das Recht der Veröffentlichung an der Universität im Autorenvertrag bestätigen. Wir stellen Ihnen hier - unverbindlich - einen Mustervertrag zur Verfügung, der aus dem DFG-Projekt "Aufbau einer Koordinierungsstelle für Online-Hochschulschriften" von Prof. Dr. Thomas Hoeren, Münster, stammt.

1.1.1.3. Habilitationen

Die Veröffentlichung regelt an der Universität Kassel die Habilitationsordnung (§14).

1.1.1.4. andere Veröffentlichungen

Die Veröffentlichung von Zeitschriftenartikeln, Forschungsberichten, Proceedings, Grauer Literatur etc. ist einer der Schwerpunkte von KOBRA. Im Gegensatz zu den eher eng umrissenen Regelungen für Qualifikationsarbeiten wird hier die rechtliche Lage komplexer, vor allem was die Zeitschriftenartikel angeht. Dabei sind die Regelungen der Verlage sehr unterschiedlich. Eine Liste von Verlagen und deren Policy bezüglich Zweitveröffentlichungen finden Sie in der Sherpa-Liste. Im Zweifelsfall müssen Sie auch die Rechte von Ko-Autoren beachten. Wir sichern Ihnen unsere Unterstützung bei der Klärung der Rechtslage zu, die jedoch unverbindlich und nicht rechtsgültig ist.

Möchten Sie sich von vornherein die Möglichkeit einer Parallelveröffentlichung freihalten, so bitten Sie um die Aufnahme eines entsprechenden Passus in Ihren Autorenvertrag:

Der Autor / die Autorin behält sich vor, seiner / ihrer Universität das nicht ausschliessliche Recht einzuräumen, die Publikation kostenfrei auf deren Institutional Reopository online, im Intra- und Internet, zur Verfügung zu stellen.

1.2. Dokumentenerstellung

Nicht jedes Dokumentenformat ist für eine öffentliche Verbreitung und vorallem für die Langzeitarchivierung geeignet. Aus diesem Grunde unterstützt die Universitätsbibliothek als Primärformat nur offen spezifizierte und standardisierte Dokumentenformate.

Tabelle 1. Unterstützte Dokumentenformate (Primärformate)

Bezeichnung

MIME-Typ

Erklärung

Text

text/plain

Plain Text

HTML

text/html

Hypertext Markup Language

XML

text/xml

Extensible Markup Language

SGML

application/sgml

SGML application (RFC 1874)

Postscript

application/postscript

Postscript Files

JPEG

image/jpeg

Joint Photographic Experts Group/JPEG File Interchange Format (JFIF)

GIF

image/gif

Graphics Interchange Format

PNG

image/png

Portable Network Graphics

TIFF

image/tiff

Tag Image File Format

MPEG

video/mpeg

Moving Picture Experts Group

WAV

audio/x-wav

Broadcase Wave Format

MPEG Audio

audio/x-mpeg

MPEG Audio

Adobe PDF

application/pdf

Adobe Portable Document Format (ISO 15930 PDF/X, ISO 19005-1 PDF/A)

ZIP

application/zip

ZIP-Archive

Wir nehmen sehr gerne auch Ihre Originaldateien, diese werden in einem ZIP-Archiv mitabgeliefert (als zweite Datei) und sind nicht öffentlich zugänglich. Sie dienen als Originalsvorlage für eine evtl. Migration im Rahmen der Langezeitarchivierung.

1.2.1. Hinweise zur Dokumentenerstellung für das Primärformat

Der folgende Abschnitt gibt Hinweise für die Verarbeitung von diversen Dateiformaten (ein Dokument kann aus mehreren Dateien bestehen, muss aber nicht).

1.2.1.1. (La-)TeX

Tex bzw. LaTeX [Lahtech] ist keine Textverarbeitung, sondern ein Satzsystem. Im weiteren Sinne ist LaTex eine Markupsprache. LaTex existiert schon eine ganze Weile (seit Anfang der 70'er Jahre) und ist systemunanhängig. LaTeX erzeugt i.A. ein Zwischenformat (DVI, DeVice Independent), das sämtliche typografische Informationen enthält. Es kann anschliessend in eine grosse Anzahl von Zielformaten konvertiert werden. LaTeX findet vor allem im technischen Bereich Anwendung, der Formelsatz gilt als legendär und unerreicht.

Das angestrebte Primärformat für LaTeX ist PDF. Es gibt einige Pakete, die LaTeX-generierte PDF-Dateien zu einem echten Hingucker machen und die Ergonomie enorm verbessern können. Das Paket "ps2pdf" ermöglicht nicht nur die Angabe von PDF-Metadaten in der Tex-Datei, sondern erzeugt auch Thumbnails (verkleinerte Seitenansichten) und erstellt interne und externe Verlinkungen (Hypertargets) im PDF, die die Navigation zwischen Zitaten und Literaturvereichnis ermöglichen. PDF-Latex

1.2.1.2. OpenOffice / StarOffice

OpenOffice und StarOffice (ab Version 7) erzeugen als Speicherformat XML (gepackt als ZIP-Datei mit der Endung *sx*"), bzw. das genormte Open Desktop Textformat (*.odt). Das Handling ist jedoch z.Z. in dieser Form (noch ) zu kompliziert. Deshalb bietet sich auch hier PDF als Form für das Primärformat an.

OpenOffice besitzt eine Exportfunktion für PDF. In dieser lässt sich auch die Qualität von JPEG-Bildern einstellen. Qualtätswerte unterhalb von 75% führen im allgemeinen zu Artefakten ("Klötzchenbildung"). Für die Onlinepublikation - im Gegensatz zum Druck ! - reicht eine Auflösung von 150 DPI aus.

1.2.1.3. Microsoft Office

MS-Office speichert bis einschliesslich Office 2002 in einem MS-eigenen Format. Da sich die Formate auch von Version zu Version ändern ist es keine gute Idee, Dokumente in diesem Format zu publizieren, zumal auch die Druckereinstellungen bereits Auswirkungen auf die Bildschirmdarstellung haben. Ab der Version 2003 speichert MS-Office in einem XML-Format, dessen DTD sich MS patentieren liess. Im Zuge der Diskussion um offene Formate und drohendem Wechsel zu OpenOffice einiger Körperschaften in den USA (Bundesstaat Massachusetts) ist wieder Bewegung in die Diskussion gekommen. Auch hier gilt für XML das bereits unter OpenOffice gesagte. Deshalb ist auch hier PDF das Primärformat

Für Windows existiert eine grosse Anzahl an Tools um PDF zu erzeugen.Unter www.pdf995.com findet sich eine Anzahl freier Tools zum konvertieren und bearbeiten von PDFs. Alternativ können Sie Ihr Dokument auf einen Drucker bei uns senden, der dann eine PDF-Datei erzeugt.

1.2.1.4. Andere Textverarbeitungen

Unter Windows ist die Ausgabe in einen Drucker, der statt eines Ausdrucks eine PDF-Datei erzeugt, die einfachste Möglichkeit. Dabei kann alternativ auch eine PostScript-Datei als Zwischenschritt erzeugt werden, die dann mit entsprechenden Tools in PDF umgewandelt wird.

1.2.1.5. Grafikformate

Bei den angegebenen Grafikformaten handelt es sich um die am weitesten verbreiteten Formate. Als Primärformat für Bilder kommt vor allem PNG in Frage. Das weit verbreitete JPEG (eigentlich JFIF) ist wegen seiner verlustbehafteten Komprimierung nur wenig für die Langzeitarchivierung geeignet. JPEG-2000 ist wegen seiner geringen Verbreitung (kein WWW-Browser zeigt JPEG-2000 an) nicht geeignet, obwohl dieses Format einige Probleme von JPEG umgeht.

Tabelle 2. Grafikformate

 

Farbtiefe

Transparenz

Metadaten

Gamma-Korrektur

Komprimierung

GIF

1-8 Bit, max 256 Farben aus Palette von 2^24

nur binär

nein

nein

LZW,verlustfrei

PNG

bis 48 Bit (üblich 32 Bit) RGB/RGBA, oder 256 aus Palette

Alpha, binär

ja

ja

kein/LZ77,verlustfrei

TIFF

bis 48 Bit

??

ja

ja

kein/LZW/G3,verlustfrei

JPEG/JFIF

2^24

nein

ja

nein

Wavelet/verlustbehaftet

1.2.1.6. Video-/Audioformate

Die Vielfalt von Video-/Audioformaten erfordert eine sorgfältige Einschränkung.

Die Auswahl eines Formates alleine reicht nicht, da moderne Standards wie MPEG-4 mit verschiedenen Codecs (coder-decoder) arbeiten können. Diese Codecs unterliegen nicht nur in der Entwicklung einzelnen Firmen, sondern erfordern u.U. auch Lizenzgebühren. Bekannte Codecs sind z.B. DivX, HDX4, Nero Digital Video etc. Aus diesem Grunde nehmen wir z.Z. nur MPEG-2 (dieses Format wird auch für DVDs und DVB benutzt), da hier keine speziellen Codecs benötigt werden. Bei den Audioformaten stellt sich ein ähnliches Bild dar. Zwar ist das Format MPEG-1 Audio Layer 3 (umgangssprachlich "MP3") spezifiziert und weit verbreitet, enthält aber auch patentbasierte Teile; desweiteren ist es verlustbehaftet. WAV (RIFF-WAV) bietet bei erheblicher Dateigrösse z.Z. noch eine gute Basis.

1.3. Dokumentenabgabe

KOBRA bildet die Struktur der Universität Kassel in Bereichen und Sammlungen ab, wobei Fachbereiche, Fachgebiete und Institute in Bereichen bzw. Unterbereichen dargestellt werden. Bereiche können keine Dokumente enthalten, sie dienen als Strukturelemente für Sammlungen, die die Dokumente enthalten. Sammlungen können nach verschiedenen Kriterien angelegt werden, z.B. thematisch. Die UB Kassel erstellt z.B. automatisch eine Sammlung "Dissertationen" für jedes Institut. Neben der Fachbereichen existieren natürlich auch noch die zentralen Einrichtungen und fachbereichsübergeordnete Institutionen.

Die Abgabe der Dokumente in KOBRA benötigen zwangsläufig eine Form der Qualitätskontrolle. Die Universitätsbibliothek kann aber nur für die technische Qualitätskontrolle - also die Einhaltung der obigen Voraussetzungen - garantieren, nicht für die inhaltliche, fachbezogene Qualität. Aus diesem Grunde gibt es einen u.U. mehrstufigen Geschäftsgang (den Sie auch individuell mit uns aushandeln können). Im Grundsatz läuft das wie folgt ab:

Account
Zunächst brauchen Sie einen Account in unserem System; da die Daten des Bibliothekssystems für eine automatische Erstellung z.Z. nicht ausreichen, können Sie ganz einfach einen unter MyDSpace erstellen. Sie benötigen eine gültige E-Mail-Adresse sowie Ihren Namen und evtl. eine Telefonnummer an der Universität (s.u.). Sie bekommen nach kurzer Zeit eine Bestätigungs-E-Mail mit einer URL, die Sie in Ihrem WWW-Browser aufrufen und die Daten dann vervollständigen. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie Zugang zum System, können u.U. passwortgeschützte Bereiche nutzen und E-Mail-Abonnements und RSS-Feeds nutzen. Dieser Account reicht nicht aus, um Dokumente einzustellen (s.u.).
Geschäftsgang
Zu jeder Sammlung gehört ein sog. Geschäftsgang, der Berechtigungen und Aufgaben definiert. Der Geschäftsgang kennt im Prinzip drei Schritte:
  • Dokumentenabgabe

    Das Dokument wird von einer Person mit entsprechender Berechtigung in eine Sammlung eingestellt. Das kann der Autor sein, der Betreuer einer Abschlussarbeit (bei Studenten), eine Sekretärin oder ein Publikationsbeauftragter (z.B. in Personalunion mit dem Bibliotheksbeauftragten). Die Berechtigung für eine Sammlung beantragen Sie per E-Mail oder unter einer der Telefonnummern. Bitte beachten Sie, dass Sie Mitarbeiter der Universität Kassel oder einer angeschlossenen Institution sein müssen. Ausseruniversitäre Publikationen bedürfen eines gesonderten Vertrages.

  • fachliche Qualitätssicherung / "Peer Review"

    Eine oder mehrere Personen bekommen eine E-Mail, dass ein neues Dokument abgegeben wurde. Diese Personen besitzen die fachliche Qualifiktion zur Beurteilung des Dokuments und können die Annahhme akzeptieren oder an den Autor zurückweisen (Annahme verweigern). Damit ist die fachliche Qualitätssicherung beendet.

  • bibliothekarische Qualitätssicherung / Metadatenerweiterung

    Die Bibliothek erweitert die Metadaten (z.B. Schlagwörter) und stellt die Archivierbarkeit des Dokumentes sicher. Bei Problemen kann auch hier das Dokument an den Autor zurückgewiesen werden. Ansonsten wird das Dokument in die Sammlung eingestellt, es erfolgt die Aufnahme im OPAC und die Vergabe einer URN. Das Dokument ist damit verfügbar.

Die Komplexität dieses bürokratischen Vorgangs lässt sich aber in den meisten Fällen einschränken. Der zweite Schritt ist kein Muss, er kann sicherlich bei den meisten Dokumenten entfallen. Der dritte Schritt ist unabdingbar, da hier auch die die Meldung an die Die Deutsche Bibliothek erfolgt.

1.4. Beratung / Betreuung

Gemäss dem DINI-Zertifikat bieten wir Betreuung auf mehreren Ebenen an:

  • Internet

    Auf unseren WWW-Seiten finden Sie neben dieser Anleitung für Autoren auch FAQs und natürlich ein Feedback-Formular.

  • telefonische Betreuung / persönliche Betreuung

    Die Bibliothek bietet eine telefonische Betreuung unter der Rufnummer 804-2987 in der Zeit von Montag - Freitag, 10.00 - 12.00 und 14.00 - 16.00 h an. Benötigen Sie weitergehende Hilfe, so sprechen Sie bitte u.o. Telefonnummer einen Termin ab.

  • Veranstaltungen

    Die Bibliothek bietet mindestens einmal pro Semester eine Veranstaltung zum Thema "Elektronisches Publizieren" an. Termine entnehmen Sie bitte dieser Seite oder der Rubrik Aktuelles auf der Homepage der Bibliothek. Desweiteren finden Sie hier die Kurse des HRZ.